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Assistant / Assistante de gestion administrative
Emploi Administrations - Institutions
Villemur-sur-Tarn, 31, Haute-Garonne, Occitanie
Vous assisterez Monsieur le Maire dans l'organisation de son quotidien. A cet effet, vous gérez son emploi du temps, articuler les priorités des rendez-vous, effectuez le traitement et le suivi des courriers qui lui sont adressés. Vous assurerez l'interface avec les services, les usagers, et les partenaires institutionnels.
Missions / conditions d'exercice :
- Gérer les agendas de Monsieur le Maire :
- Programmer et organiser les rendez-vous en lien avec les partenaires, et/ou les services en identifiant les priorités avec Monsieur le Maire,
- Organiser les déplacements de Monsieur le Maire et garantir un suivi des déplacements,
- Transmettre les notes de frais diverses au service financier.
- Assurer la réception des appels téléphoniques destinés à Monsieur le Maire :
- Prendre des messages,
- Transmettre des informations au Maire,
- Le cas échéant, chercher l'information auprès des services,
- Assurer le suivi de la demande, et communiquer les suites qui y sont données.
- Réceptionner les courriers signalés et les suivre :
Le cas échéant, prendre les contacts nécessaires pour obtenir le projet de réponse auprès des services.
- Organiser des réunions et des commissions[...]